社内 書類送付状。 書類送付時「送付状」の内容と例文

【状況別】ビジネスでの送付状の書き方|手書き/社内/社外

社内 書類送付状

こんばんは。 社内というわけでもないのですが、たとえば東京本社から福岡支店に品物を送るときに同封する、送り状などの書き方が良く分かりません。 通常、お客様やお取引先への送付状には次のように書いています。 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 さて下記を同封し送付致しますのでご査収の上、よろしくお取りはからいくださいますようお願い申し上げます。 みなさんが使用されている例や、いい文書がありましたら教えてください。 よろしくお願いいたします。 A ベストアンサー 手紙と言うか、「送り状」ですね。 送り状は、書類にしろ、物にしろ、何かを送るときには、付ける(同封する)と覚えておきましょう。 無いと、ただ、送りつけられてきた、という印象になってしまいます・・・。 よろしくお願い致します。 以上 ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー という感じでしょうか。 身内宛なので、最も、シンプルな形です。 (頭語・結語、挨拶の言葉など、全部、不要です。 ) 「査収」という言葉も、決まり文句で、「調べて受け取ってね」という意味があります。 大変長らくお待たせしてしまったことを、一言詫びたいのであれば、よろしく~の前に、その言葉を入れてもいいでしょう。 それから、ご自分の名前の下か横に電話番号(内線)を記しておくと、尚良いでしょう。 とにかく、シンプルかつ、必要なことが、全部盛り込まれていることが、大切です。 (社外の場合は、儀礼的な要素が入ってくるので、違いがあります。 ) ちょっと、素っ気無く感じるかもしれませんが、基本の形を覚えておけば、仕事の効率アップにもつながりますよ。 手紙と言うか、「送り状」ですね。 送り状は、書類にしろ、物にしろ、何かを送るときには、付ける(同封する)と覚えておきましょう。 無いと、ただ、送りつけられてきた、という印象になってしまいます・・・。 さて、本題ですが、ビジネス文書の書き方の基本にのっとって書くと、 ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー 日 付 送付先の部署名 担当者名 あなたの所属... A ベストアンサー 入社した後で、必要な届けを本社に送るんだけど、と言うご質問ですね。 送る方法にもよりますが、郵送ですか? 郵送なら、担当部署宛(人事か総務でしょうか)にして、届けの書類とともに、 ーーーーーーーーーーーー O月O日OO支店に入社のryu-sです。 とか O月O日OO支店にて採用され入社したryu-sです。 などから始め、 ご指示通り、書類に記入しましたので、返送いたします。 よろしくご査収くださいませ。 これからもよろしくお願いします。 ーーーーーーーーーーーー などとメモか便箋にでも書いて送るとよろしいでしょう。 社内便があるのであれば、先輩に「本社のOO(部署名)に送りたいんですが、どうやっておくるのでしょうか」と尋ね、上記のような添え状をつけて指示通りにする。 と言う感じでどうでしょうか。 何か参考になれば幸いです。 A ベストアンサー 『次の書類を送付いたしますので、ご査収のほどお願い・・・』 送る行為は、相手にも関わる事なので、 「送付いたします」と、致しますと言っていても、 「ご」を付けなければ「送り付ける」という意味になります。 「ご」は相手に対する「謙譲語」です。 「ご送付します。 」か「ご送付致します。 」が正しいです。 「する」の謙譲語は「いたす」なので、「ご送付致します。 」が 正しいのです。 二重敬語になるかもしれませんが、こちらの方が 丁寧です。 「お送り致します。 」でもOKです。 ・「ご」を必要としない場合は、「送付させて頂きます」になります。 例えば「ご連絡します」の「ご」も同様です。 連絡するのは 自分の動作ですが、「連絡」を受ける相手に対する敬意を表すため、 謙譲の接頭語「ご」を付けます。 相手に頼む場合は「お送りください。 」です。 civillink. その状態でAltキーとWのキーを同時に押すと「印刷プレビュー」が表示されますので、印刷のイメージがつかめます(必ずしもプレビュー通りには印刷されませんが) 印刷プレビュー画面の上にある、設定のボタンを押してあげれば、余白を少なくしたり、拡大縮小印刷をパーセンテージを指定しておこなえたりします。 いずれにせよ、プレビューで確認しながら拡大率を決めていけばいいと思います。 A ベストアンサー 役職者への敬称は、非常に難しい問題だと思います。 時々「殿」を使う例がありますが、これは本来、目下の相手に使いますので、間違いです。 ただ、日本の場合、官庁が民間より上という歴史があり、今でも官庁からの書類は「殿」を使うことが多いので、「目下に使う」という意味が薄れて「会社で使う」に誤用されることに結びついていると思います。 そこで、各社が慣習に従って使っており、対外的なことではないので、それでもいいのではと考えます。 ちなみに、私は転職する前の会社は「社長様」で、現在の会社は「殿」で、すごく抵抗があります。 が、上司・同僚におかしいと言っても、誰も不自然に思っていません。 結論になりませんが、ご質問者の本社で使われている敬称を確認して、それに合せればよいと思います。 役職者への敬称は、非常に難しい問題だと思います。 時々「殿」を使う例がありますが、これは本来、目下の相手に使いますので、間違いです。 ただ、日本の場合、官庁が民間より上という歴史があり、今でも官庁からの書類は「殿」を使うことが多いので、「目下に使う」という意味が薄れて「会社で使う」に誤用されることに結びついていると思います。

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【無料テンプレート9選】コピペOK!書類送付状(送り状・添え状)の書き方・7つのポイント!よくある間違いを具体例付きで解説!|Founder(ファウンダー)

社内 書類送付状

送付状とは、ビジネスシーンで相手へ書類などを送るとき、一緒に送る文書のことです。 「送り状」「添え状」「カバーレター」とも呼ばれており、何かを送るときに送付状をつけることは、重要なビジネスマナーのひとつです。 送付状は、「横書き」「パソコンで作成」「サイズはA4」が一般的です。 稀に縦書きで作成することもあります。 縦書きの場合は、横書きとはフォーマットが異なりますので注意が必要です。 しかし、いざ送付状といっても何と書けば良いのでしょうか。 下手な敬語はイメージダウンに繋がりますし、いざ格調高い言葉を使おうと思うと、戸惑う方も多いでしょう。 ここでは送付状の基本的な書き方とポイント、使える例文などをお伝えします。 送付状をつける意味 送付状って何? そもそも送付状とは何でしょうか。 何のためにつけるのかを知っておくと、今後説明する送付状の書き方や、押さえておくべきポイントも理解しやすくなります。 送付状の役割は、主に3つです。 1、挨拶をする 2、内容の通知をし、ミスを防ぐ 3、補足の説明をする もっとも重要なのは2の役割です。 送付状をつけることで、本来送られるべき枚数がはっきりと相手方に伝わり、万が一不足がある場合には、先方から連絡がきます。 またFAXの誤送信が起こった場合、送付状を見た第三者から送り主へ連絡がつけやすくなります。 送付状は、そう言った人為的なミスの被害を最小限に抑える役割も担っているのです。 送付状・書き方の心得 これだけは押さえておくべき7か条 お互いの会社名、担当者名を書くのも当然のことですが、気をつけたいのは敬称のつけ方です。 送付状の書き方でまずつまずくのは、ここではないでしょうか。 まず書く場所ですが「横書きの場合:左上」です。 相手先の会社名や担当者名は、名刺を参照するのが最も正確で安全です。 また「株式会社」を(株)と略すことは失礼にあたるので避けましょう。 会社名、部署名には「御中」をつけ、個人名には「様」をつけます。 しかし、両方つけてしまうとマナー違反になりますので、気をつけましょう。 どちらかのみを使用します。 位置的には相手の会社名などよりも下になるように書きましょう。 書類に何か不備があったり、先方がこちらに質問をしたいときに、連絡先が書いてあると便利ですね。 jp なお、請求書や見積書など、金銭が関わる文書では印鑑を押すこともありますが、通常の送付状に押印する必要はありません。 送付状 書き方のポイントその4 頭語と結語 「拝啓」の後から、一文字あけて続けるのが「挨拶の言葉」です。 時節に沿った言葉を添えると印象も良くなりますが、書き方や使う時期を間違えてしまうと台無しに。 時節の挨拶は、日本の季節や行事によって細かく分かれているため、注意しないと逆効果になります。 一番お手軽で、なおかつ失礼がないのは時節に関係のない言葉を使うことです。 このような言葉で幾つかテンプレートを作っておくと、いざという時に慌てずに済みます。 ・時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 ・貴社におかれましては益々のご清祥のこととお慶び申し上げます。 ただ、いつも同じ相手に同じ書き方、同じ言葉で挨拶を送るのも気まずいものですね。 季節に沿った挨拶の言葉には、1年のカレンダーに合わせて以下のようなものがあります。 「〜の候」の部分は「〜のみぎり」「〜の折」と言い換えることができます。 1月:初春の候 2月:春寒の候 3月:早春の候 4月:陽春の候 5月:新緑の候 6月:梅雨の候 7月:盛夏の候 8月:晩夏の候 9月:初秋の候 10月:錦秋の候 11月:霜降の候 12月:師走の候 送付状では、短くはっきりと内容を伝えることが求められますので、あまり長い挨拶文は、むしろ読みづらくなることもあります。 短い言葉にも季節を感じられる心配りがあると良いでしょう。 目上の方などへ宛てて季節に応じた挨拶文をつけたいときには、カレンダーをよく見て、きちんと書き方を調べてからつけることをお勧めします。 同じ1月の言葉でも、初旬であれば「あけましておめでとうございます」が使えますが、中旬になれば「寒中お見舞い申し上げます」に変わりますね。 日本の旧暦や二十四節気などに関連して、移り変わっていくものなのです。 失礼のない挨拶文の例 季節の言葉の後に続く「貴社におかれましては、ますますご清栄のことと…」という文章は、挨拶文の中でもよく見かけます。 挨拶の言葉にはいろいろなものがありますが、使いやすく代表的なものを以下に挙げてみました。 【相手の繁栄や健康を喜ぶ挨拶の言葉】 ・貴社におかれましては、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 ・貴社におかれましては、いっそうご繁栄の由、何よりのことと存じます。 ・貴社にはいよいよご清祥のご様子、拝察申し上げます。 ・貴社におかれましては、一段とご隆盛の段、大慶に存じます。 【日頃お世話になっていることを感謝する挨拶の言葉】 ・平素は何かとお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。 ・いつも格別のご愛顧をいただき、心より御礼申し上げます。 ・この度は、ひとかたならぬご高配を賜りまして、深く感謝いたしております。 ・常々、多大なご支援にあずかり、感謝申し上げます。 送付状の場合は、挨拶文は長さよりも、上記の例のように簡潔で明快なものが求められます。 礼儀を尽くす必要がある文書と、そうでない文書を見極めて、使い分けるようにしましょう。 ビジネス文書で使われる「記」と「以上」の組み合わせは「記書き」と呼ばれ、ビジネス文書独自のものです。 これは伝えたい内容をはっきりと示すために使われます。 1、今までの流れを踏まえ、挨拶文と趣旨を書き、一度文書を完結させます。 文書の末尾は、送付状の場合 「下記の通り送付いたします」となります。 この後、下を一行空けます。 2、行の中心に「記」を書き、また下を一行空けます。 3、送付する内容を箇条書きにします。 4、最後は「以上」と締めくくります。 「以上」を書く位置は「横書きの場合:右下」です。 「記」で始まった部分は「以上」で締めるのがルールです。 「以下の通り」「次のように」という言葉を用いる場合、記書きは使いません。 送付状 書き方のポイントその7 送付内容について ここでは、様々な場面で使える送付状の例文を載せていきます。 まずは鉄板のものから。 最低限必要な部分を抑えた、シンプルな形です。 このような形でテンプレートを作っておき、送る相手に応じて少しずつ変化を持たせるようにすると、手間がかからなくて良いですよ。 なお()内は、横書きで作成するときの文字の位置です。 ビジネス文書の典型的な例ですので、間違えないよう、見栄え良く作成するようにしましょう。 jp (自分の情報は右寄せ) 拝啓 時下ますますご清栄のことと、お慶び申し上げます。 下記の通り、書類をお送りいたします。 ご査収下さいますよう、お願い申し上げます。 拝啓 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 私は、**大学 経済学部 ***学科 山田太郎と申します。 この度、**大学の就職支援課で、貴社の採用について拝見し、応募させていただきました。 下記の通り、応募書類をお送りいたします。 是非ともご高覧の上、面接の機会をいただけますと幸いに存じます。 何卒、よろしくお願いいたします。 敬具(結語は右寄せ) 記(中央) 送付書類 ・エントリーシート 1枚 ・履歴書 1枚 ・卒業見込証明書 以上(右寄せ) 送付状の書き方例文 〜インターンシップの申し込み〜 就活の一環として、インターンシップに参加する方も多いと思います。 インターンシップは「社会人として働くとはどういうことか」を実体験できる場です。 となれば、当然ビジネスマナーも重要になってきます。 インターンシップ参加のために書類選考を行う企業もありますし、エントリーシートなどの提出を求められるケースも多々あります。 このようなときにも、送付状を忘れずにつけておきましょう。 拝啓 初春の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 私は、**大学 経済学部 ***学科 山田太郎と申します。 この度、貴社のインターンシップの情報を拝見し、是非参加させていただきたく、応募させていただきました。 下記応募書類を送付いたしましたので、ご高覧の上、是非受け入れをご検討いただけますよう、よろしくお願い申し上げます。 敬具(結語は右寄せ) 記(中央) 送付書類 ・エントリーシート 1枚 ・履歴書 1枚 以上(右寄せ) 送付状の書き方例文 〜転職〜 転職活動中に履歴書や職務経歴書などを送るときにも、もちろん送付状が必要です。 転職活動では、新卒採用のとき以上に、自分の経験を積極的にアピールしていきたいもの。 是非、送付状を活用しましょう。 新卒採用の就活で送る送付状と異なる点は「何の媒体を見て応募したのか」「前職での経験」などを書く点です。 jp 山田 太郎(自分の連絡先は右寄せ) 拝啓 春寒の候、貴社におかれましてはますますご清祥のこととお慶び申し上げます。 この度、求人サイト「マヨネーズ」に掲載されておりました求人情報を拝見し、応募させていただきました。 これらの経験を生かし、貴社の業務にてお役に立てればと考えております。 下記書類を同封いたしましたので、ご高覧の上、面接の機会をいただけますと幸いに存じます。 何卒、よろしくお願い申し上げます。 敬具(結語は右寄せ) 記(中央) 【送付書類】 ・履歴書 1枚 ・職務経歴書 2枚 以上(右寄せ) 送付状の書き方例文 〜病院宛〜 看護師の転職などで、病院へ宛てて書類を送ることもありますね。 でも、その際の敬称はなんとつけるべきでしょうか? この場合、送る相手は病院ですので「貴社」ではなく「貴院」「貴病院」となります。 jp 山田 太郎(自分の連絡先は右寄せ) 拝啓 早春の候、貴院におかれましては、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 この度、貴院の看護師採用試験に応募いたしたく、ご指定の書類を下記の通りお送りいたします。 ご査収下さいますよう、お願い申し上げます。 敬具(結語は右寄せ) 記(中央) 1、履歴書 2、職務経歴書 3、資格取得証明書 以上(右寄せ) 請求書を送るときの書き方としては、通常の挨拶の他に、日頃お世話になっていることについて一言お礼を添えるなどすると良いでしょう。 jp (送付元の情報は右寄せ) 拝啓 時下ますますご清栄のことと、お慶び申し上げます。 平素は何かとお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。 下記の通り、請求書をお送りいたします。 ご査収下さいますよう、お願い申し上げます。 尚、ご不明な点がございましたら弊社担当山田までお問い合わせください。 jp (自分の情報は右寄せ) 資料送付のご案内(中央) 拝啓 いつも格別のご愛顧をいただき、心より御礼申し上げます。 早速、お問い合わせのありました商品のパンフレットをお送りいたします。 ご確認いただけますよう、お願い申し上げます。 ご不明な点がございましたら、遠慮なく弊社までお問い合わせください。 jp (自分の情報は右寄せ) サンプル及び取扱説明書送付のご案内(中央) 拝啓 平素は何かとお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。 お問い合わせのありました商品のサンプルと、取扱説明書を下記の通り送付させていただきます。 ご確認いただけますよう、お願い申し上げます。 ご不明な点がございましたら、遠慮なく弊社担当・山田までお問い合わせください。 jp (自分の情報は右寄せ) 資料送付のご案内(中央) 拝啓 常々、多大なご支援にあずかり、心より感謝申し上げます。 ご査収いただけますよう、お願い申し上げます。 ご不明な点がございましたら、何なりと小職までお問い合わせください。 官公庁に宛てた書類の場合、通常の送付状と異なる点は「<貴社>は使わない」「挨拶文は不要」というところになります。 官公庁は会社ではありませんので「貴社」という表現は使えません。 また「用件のみ」とし、シンプルな文面となります。 以下が例文になりますので、書き方の参考にしてみてください。 jp (自分の情報は右寄せ) 資料送付の件(中央) 前略 先日お問い合わせいただきました資料を、以下の通り送付いたします。 ご査収下さいますよう、お願いいたします。 草々 記(中央) 送付書類 ・資料 1枚 以上(右寄せ) FAXで書類を送るときにも、送付状をつけるのが正式な方法です。 FAXは、メールと違い、誤送信などミスが起こった場合の被害も大きくなります。 送り間違いなどの事故を防ぎ、被害を最小限に抑えるためにも、必ずつけるようにしましょう。 FAXでの送付状は、通常のものと書き方が変わります。 以下を参照してみてください。 1:まず、タイトルを書面の上部中央に書きます。 例:FAX送付のご案内(FAX送付状、FAX送信状などでも良い) 2:その後、通常のビジネス文書と同様に、右寄せで「送信年月日」を書きます。 3:日付の下に「送信枚数」を書きます。 FAXでは重複やページが飛ぶなどのシステム上のミスも起こりがちです。 「送信枚数」は必ず書くようにしましょう。 例:送信枚数3枚(本送付状を含む) 4:左寄せにして、送信先を書きます。 マナーや敬称の書き方は、通常のビジネス文書と変わりません。 5:右寄せにして、差出人側の連絡先を書きます。 こちらも、書き方は通常のビジネス文書と変わりませんが、電話番号とあわせて「FAX番号」も書いておきましょう。 6:記書きではなく「件名」をつけます。 何のための書類なのか、一目瞭然の分かりやすいタイトルをつけてください。 メールの件名と同じです。 例:2月11日(水)の合同会議の会場につきまして 7:本文を書きますが、FAXの場合、頭語と結語は不要です。 時節の言葉や挨拶もいりません。 つけるとしても「いつもお世話になっております」程度に、簡潔なもので構いません。 本文には、要件を手短にまとめて書きましょう。 jp (自分の情報は右寄せ) 2月11日(水)の合同会議の会場につきまして (件名は中央) お世話になっております。 先ほど、お電話にてお知らせいたしました2月11日(水)15:00からの合同会議の会場につきまして、連絡先と地図をお送りいたします。 ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 縦書きで書くときにも、時候の挨拶や敬称のつけ方など、基本的な書き方は変わりません。 ただ、それぞれを書く順番などが変わってきます。 縦書きの手紙の書き方は「前文」「主文」「末文」「後付」の順番で成り立っています。 【前文の書き方】 前文には挨拶文が入ります。 通常縦書きの文章では一字下げますが、頭語の上は一字下げずに書きます。 「拝啓 初春の候、貴社におかれましては、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 」 【主文の書き方】 一字下げし、要件を書きます。 また「下記の通り」ではなく「左記の通り」になります。 「 この度、ご連絡いただきました件につきまして、左記の通り、書類をお送りいたします。 」 【末文の書き方】 結語は、下揃えに書きます。 最後の一文の行に余裕があれば同じ行に書き、余裕がなければ改行して下揃えにします。 「 ご査収下さいますよう、お願い申し上げます。 」 「敬具」 【後付の書き方】 後付に書くのは「日付」「差出人名」「宛名」です。 「日付」は行の頭から2字くらい下げて書きます。 「差出人名」は下揃えにします。 「宛名」は次の行に、文頭を下げずに書きます。 宛名には敬称をつけ、先方の担当者の名前がわかる場合は、その名前を少し大きめに書くと敬意を表現することができます。 「職場の人間関係に悩んでいるが、転職は逃げるようで躊躇してしまう…」と思われる方も多いのではないでしょうか? 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送付状 [送り状、添え状、書類送付、シンプル版・正式文書版]2018版

社内 書類送付状

提出遅れをする際の5つの注意点• 提出が遅れたときのお詫びメール、送付状の書き方 書類の郵送、提出が遅れたときの5つの注意点 提出しなければいけない書類の郵送や提出が遅れてしまったときには、焦ってしまい、頭が真っ白になってしまいますよね。 慌てて提出したいところですが、相手の信頼を得るために注意しておきたい5つのポイントを紹介します。 起こってしまったミスは、どのようにリカバーするのかが重要です。 ミスを反省しつつも、取引先の信用を失わないようにするための方法を知っておきましょう。 1.提出が遅れる場合はできるだけ早めに連絡をする 提出が遅れることがわかった場合は、 できるだけ早い段階で連絡をすることが重要です。 遅れそうになっても「今から頑張ったらギリギリ間に合うかな……」と、遅れそうなことを報告しない方もいらっしゃるでしょう。 しかし、提出日になってから「遅れます」と報告することは、 先方に迷惑がかかってしまいます。 数時間でも遅れる可能性がある場合は、「もしかしたら遅れてしまう可能性がある」ということをできるだけ早い段階で伝えておくことがマナーです。 2.提出がいつ頃になるのかを報告する 提出が遅れることを伝えるだけでは「遅れるのはわかったけれど、いつ届くの?」と相手を不安にさせてしまいます。 できるだけ遅れを少なく伝えたいがために、無理な期限を設定してしまいがちですが、新たに設定した期限までも遅れてしまった場合、大きく信用を失ってしまいます。 新しい提出期限は、できるだけ無理のない現実的な日時を伝えるようにしてください。 3.遅れの理由は事前に電話で説明しておく 書類の郵送や提出を遅れたときには、メールだけではなく、できるだけ 電話で遅れていることをお詫びし、 理由を説明することがおすすめです。 直接電話で伝えることで、より真摯に対応している印象を与えられます。 重要な書類の場合は、先方も「提出日ギリギリなのに連絡がこないな」と不安に思っている可能性もあります。 先方からリマインドされる前に、自分から状況を伝えるようにしてください。 また、社内書類の提出が遅れる場合は、すぐに上司や提出先の人に「遅延の旨と遅延理由」を伝えておきましょう。 簡単な書類なのに遅れている場合、 先方は「多分忘れているだろうな」とわかっているケースがほとんどです。 無理な言い訳をすると油に火を注いでしまい、かえって逆効果になってしまう恐れがあります。 決して言い訳はせずに「失念しておりました」「私の不手際です」と自らの非を認め、誠心誠意お詫びするようにしましょう。 4.送付状・メール文ではお詫びの言葉を最小限にする 郵送しなければいけないものの提出が遅れている場合、すぐに郵送したい気持ちはわかりますが、郵送で書類を送付するのは書類の郵送、提出が遅延した理由を電話で説明した「 後」です。 書類に同封する送付状には、長々と遅延の理由を説明することは不要。 先方がさらに不快な思いをする可能性が高いからです。 送付状でのお詫びの言葉は必要最低限にして、ビジネスレターとして適した文章を作成しましょう。 例文を後ほど紹介するので、参考にしてみてください。 また、上記と同様の理由で、書類を郵送した後に送るメールにおいても長々と遅延の理由を記す必要はありません。 5.郵送後にお詫びメールを送る 書類の郵送や提出が遅れた場合、郵送後に送付状とは別にお詫びメールを送りましょう。 メールには郵送した書類を「 いつ発送して、いつ到着するのか」まで記載します。 追跡番号がわかっている場合は相手に伝えておくこともおすすめです。 また、社内で書類提出が遅れた場合、お詫びメールと提出書類を同時に送ります。 「社外向け・郵送遅延の謝罪メール」と「社内向け・提出遅延のお詫びメール」の文例を参考に、しっかりと相手にお詫びの気持ちを伝えましょう。 【例文】書類の郵送が遅れたときのお詫びメール 提出が遅れたときには、以上のポイントを押さえて、お詫びをしなければいけません。 相手に誠意が伝わるように、ビジネスマナーを守った文面でお詫びしましょう。 社外向けの例文 提出が遅れたことをメールで謝罪する際には、件名を見ただけで「遅れたことに対するお詫びメール」だと伝わるように執筆しましょう。 書類郵送の遅延により貴社に大変なご迷惑をかけてしまいましたこと、 心よりお詫び申し上げます。 今後このようなことがないように十分留意してまいります所存です。 大変恐縮ではございますが、何卒ご容赦くださいますよう、お願い申し上げます。 今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。 ============================== 社内向けの例文 社内向けに送る場合は、お詫びのメールと同時に提出してもOKです。 しかし、遅れることがわかった時点で直接知らせておくようにしましょう。 ご確認を、どうぞお願いいたします。 今後は提出が遅れないように十分留意してまいります所存です。 引き続き、どうぞよろしくお願い申し上げます。 ============================== 提出が遅れた場合の送付状の書き方 送付状としてお詫びの文面を作る場合には、メールよりも丁寧に文章を作る必要があります。 送付状やお詫びの手紙を書くことはあまり多くないため、「どうやって書いたら失礼にならないのかわからない」という方も多いでしょう。 今回紹介する送付状の書き方のポイント例文を元にして、お詫びの気持ちが伝わる送付状を作成してください。 「時候の挨拶」は省略しよう 送付状を作るときには、「時候の挨拶」を入れることが一般的です。 しかし、お詫びの送付状は急ぎの書状になるため、 「時候の挨拶」は省略するのが無難。 「晩春の候」などと書くと、悠長でのんきな印象になってしまうからです。 また、頭語は「 謹啓」を使うことがおすすめです。 一般的に利用される「拝啓」よりあらたまった印象を与えられます。 普段使わない言葉を使うことによって、「深くお詫びしている態度」を表現できます。 「拝啓」を使う場合、結語は「敬具」になるように、頭語にはそれぞれセットとなる結語が存在します。 「謹啓」を頭語とした場合、結語は「謹白」です。 きちんと頭語と結語がセットになっているか確かめた上で、封をしてください。 送付状に書くべき「お詫びの言葉」 送付状に書くべきお詫びの言葉は、簡潔にまとめることがポイントです。 「大変遅くなり、申し訳ございません」「私の不手際で遅くなりましたこと、心よりお詫び申し上げます」「書類送付が遅くなりまして、大変御迷惑をおかけいたしました。 深くお詫び申し上げます」などが挙げられます。 「大変遅くなり、申し訳ございません」• 「私の不手際で遅くなりましたこと、心よりお詫び申し上げます」• 「書類送付が遅くなりまして、大変御迷惑をおかけいたしました。 深くお詫び申し上げます」 心がけておきたいのは、通常のビジネスレターよりも 丁寧な語調にすること。 例えば「申し訳ありません」よりも「申し訳ございません」のほうが、お詫び状やお詫びメールには適切な語調になります。 【例文】お詫びの言葉を綴った送付状 では実際に、お詫びの言葉を綴った送付状の例文を確認しましょう。 ============================== 謹啓 時下ますます御清祥の御事とお慶び申し上げます。 平素より格別なお引き立て(御愛顧)を賜り、誠にありがたく御礼申し上げます。 さて、大変遅くなりましたが、以下の書類をお送り致します。 御査収賜れば幸いでございます。 今回は私の不手際で御迷惑をおかけ致しましたこと、深くお詫び申し上げます。 今後とも相変わらぬお付き合いを賜りますよう、伏して(心より)お願い申し上げます。 謹白 ============================== 「格別なお引き立てを賜り」の部分は「御愛顧を賜り」。 「伏してお願い申し上げます」は「心よりお願い申し上げます」と変更することもできます。 相手との関係性や、謝罪の程度によって適切な言葉を使うようにしましょう。 提出遅れが発生した場合は、前後の対応がポイント.

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